Un bulletin de paie dématérialisé est une version électronique du bulletin de paie papier traditionnel. Il est remis sur l’espace personnel du salarié, appelé Compte Personnel d’Activité (CPA). Chaque fiche de paie est accessible en ligne à tout moment, via un ordinateur de bureau ou un appareil mobile. Ce format numérique remplace le format papier classique pour les entreprises souhaitant adopter cette solution.
Pourquoi choisir la dématérialisation des fiches de paie ?
À l’ère du numérique, il est légitime de se demander pourquoi continuer à imprimer autant de papier. Les logiciels de dématérialisation des fiches de paie, comme celui proposé par PeopleSpheres, permettent de numériser tous les bulletins de paie, offrant ainsi des avantages en termes de temps, de coûts et de réduction de l’empreinte écologique. En effet, la dématérialisation élimine la nécessité d’imprimer, d’envoyer par la poste ou de remettre en main propre les bulletins de paie. De plus, elle permet de stocker les fiches de paie de manière sécurisée, éliminant tout risque de perte. Chaque employé reçoit sa fiche de paie directement sur son espace numérique (CPA), accessible depuis un ordinateur ou un mobile. Les échanges entre le salarié et l’employeur sont traçables, facilitant la vérification des envois. Conformément à la réglementation, les fiches de paie sont archivées pendant cinq ans et peuvent être retrouvées et renvoyées aux employés facilement.
Quels sont les avantages des bulletins de paie dématérialisés ?
En matière de stockage de documents, notamment pour des données sensibles comme les fiches de paie, les opinions divergent. Cependant, une gestion efficace du processus de paie offre des avantages indéniables :
- Réduction des coûts de production et d’envoi
- Gain de temps
- Stockage sécurisé grâce à des espaces sécurisés et des coffres-forts numériques
- Simplification du processus de consultation et de partage des fiches de paie
Quelle législation autour du bulletin de paie électronique ?
Depuis le 1er janvier 2017, en vertu de la Loi Travail, un employeur peut instaurer le système de fiche de paie dématérialisée sans avoir à obtenir l’accord des salariés. Avant cette date, la demande devait venir des salariés. Cependant, ces derniers ont le droit de s’opposer à ce changement et de continuer à recevoir leur fiche de paie sous format papier. Concernant la durée de conservation des fiches de paie électroniques, le Code du Travail stipule deux cas :
- Une conservation durant 50 ans
- Une conservation jusqu’aux 75 ans de l’employé Chaque salarié doit pouvoir accéder à ses bulletins de paie via son Compte Personnel d’Activité (CPA) et en assurer la préservation. De son côté, l’employeur doit garantir l’intégrité et la confidentialité des données, comme c’était le cas pour les fiches de paie papier.